Essensielle steg for å importere kontakter på en vellykket måte

Viktige steg er å importere kontaktene dine fra en ekstern autoresponder til systeme.io, samtidig som du respekterer tekniske, juridiske (GDPR) og markedsføringsbeste praksiser.

1. Forberedelse og revisjon av din eksisterende liste

En godt utarbeidet kontaktliste er avgjørende for en vellykket migrasjon. Start med disse stegene:

• Eksporter kontaktene dine fra din forrige autoresponder (i CSV-format).
• Gå gjennom tilgjengelige data: fornavn, etternavn, e-postadresse, status (abonnert/avabonnert), registreringsdato, interaksjonshistorikk, tagger og så videre.
• Segmenter kontaktene dine basert på engasjementsnivå (aktiv/inaktiv) for å unngå å importere utdaterte eller uresponsive adresser.

2. Rens listen din før import

Når listen din er sortert, er det avgjørende å sikre kvaliteten på e-postadressene.

Beste praksis å følge:

• Fjern duplikater, ugyldige eller inaktive e-postadresser.
• Bruk filtrene i det gamle verktøyet ditt for å sortere kontakter. Hvis ikke tilgjengelig, bruk en e-postverifiseringstjeneste (f.eks. NeverBounce eller ZeroBounce) for å identifisere risikofylte adresser (hard bounces, spamfeller).
• Ha opt-in-bevis, som kan være nødvendig for å sjekke samsvar.
• Respekter kontaktstatus: ikke reaktiver avmeldte eller inaktive brukere.
• Sørg for at tagger og segmenter er riktig tildelt.

For å gjøre dette:

• Velg de relevante kontaktene.
• Klikk på Flere handlinger.
• Velg Avmeld deg fra markedsføringse-poster.

Importer kun kontakter som eksplisitt har samtykket til å motta e-postene dine. Dette er obligatorisk for GDPR-overholdelse og for å sikre god e-postlevering.

3. Import av studenter (Kurskontakter)

Hvis du vil importere studenter som har meldt seg på kursene dine, men som ikke har mottatt e-post fra deg på en stund:

• Planlegg en gradvis import for å unngå masse-bounces.
• Vær oppmerksom på: en automatisk e-post sendes så snart en student er lagt til et kurs i systeme.io (med lenke til medlemsområdet).

4. Sett opp din nye autoresponder

Før du importerer kontaktene dine til systeme.io:

• Gjenskaper listene, segmentene og taggene dine (og matcher de i ditt forrige verktøy).
• Sett opp e-postautentisering: SPF-, DKIM- og DMARC-poster på domenet ditt.
• Opprett en konto på Google Posmaster Tools for å overvåke avsenderens omdømme.

5. Importer kontaktene dine

• Importer kun rensede filer.
• Respekter kontaktstatuser (ikke aktiver avmeldte eller inaktive brukere).
• Dobbeltsjekk at tagger og segmenter er korrekt brukt.

6. E-postadresse eller domeneoppvarming

Når du bytter e-postleverandør, må du varme opp e-postadressen/domenet ditt. Dette hjelper e-postleverandører (Gmail, Outlook, osv.) med å venne seg til dine sendevaner og reduserer risikoen for å havne i spam.

Se vår hjelpeside for å varme opp e-posten din for flere detaljer.

Beste praksis:

• Start med dine mest engasjerte kontakter.
• Øk gradvis ditt daglige e-postvolum.
• Overvåk viktige måleparametere (åpningsrate, avhoppningsrate, spamrapporter osv.).

7. Testing og overvåking etter migrasjon

• Kjør testkampanjer på små segmenter.
• Analyser åpnings-, klikk-, retur- og spamfrekvenser.
• Juster innholdet og hyppigheten om nødvendig.

8. Reaktivering og løpende listerydding

• Start re-engasjementskampanjer for inaktive kontakter.
• Slett jevnlig uresponsive kontakter for å opprettholde en sunn liste.

9. Etterlevelse og dokumentasjon

• Før import/eksport-logger og samtykkeprotokoller som kan tillykkes.
• Oppdater personvernerklæringen din om nødvendig, og informer brukerne dine deretter.

Eksempel på oppvarmingsplan (for lister på 5 000+ kontakter)

Oppvarming er et kritisk steg for å bevare leveringsevnen etter migreringen.

Mål: Unngå spamfiltre ved å starte med dine mest responsive kontakter.

Planlegg over 7 til 14 dager:

• Dager 1–2: Send til 500 svært engasjerte kontakter (åpnet/klikket de siste 30 dagene).
• Dager 3–4: Øk til 900 svært engasjerte kontakter.
• Dag 5–6: Øk til 1 500, inkludert semi-engasjerte kontakter (åpnet innen 60 dager).
• Dager 7–9: Øk til 2 500–4 000, inkludert moderat aktive kontakter.
• Dager 10–14: Send til hele listen, med unntak av langvarige inaktive kontakter.

Her er et annet format for oppvarming:

Beste praksis under oppvarmingsfasen

1. Start med dine mest engasjerte kontakter

Dette sender et positivt signal til internettleverandører (ISP-er), takket være høye åpnings- og klikkrater.

Bruk dynamiske segmenter som: åpnet/klikket de siste 30, 60 eller 90 dagene.

2. Utforme e-postinnhold av høy kvalitet

• Bruk personlige og engasjerende emnelinjer.
• Legg til tydelige, sporbare og relevante lenker.
• Unngå elementer som kan utløse spamfiltre:

1. Overdreven bruk av STORE BOKSTAVER
2. Tilbud som er for gode til å være sanne
3. Unødvendige tilknytninger
4. Spesialtegn eller symboler i emnelinjene

3. Overvåke nøkkelindikatorer

• Åpningsrate: > 20 % = bra
• Klikkrate: > 2 % = akseptabelt (varierer avhengig av innhold)
• Avvisningsrate: < 2 %
• Spam-klagerate: < 0,1 %

4. Fjern problematiske adresser

Fjern kontakter som ikke viser noe engasjement (ingen åpninger eller klikk på over 6 måneder).

I systeme.io kan du rense kontaktlisten din på to måter:

• Manuelt
• Automatisk

5. Autentiser e-postene dine

• Sørg for at SPF-, DKIM- og DMARC-postene dine er korrekt satt opp for domenet ditt.
• Bruk en dedikert avsenderadresse (f.eks. news@yourbusiness.com  ) for å forbedre avsenderomdømmet ditt.

Bonus: Anbefalte verktøy

• E-postvalidering: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Leveringsovervåking: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools